Main Office
Movimenti da file Banca
I movimenti bancari in maniera semi-automatica.
Stanchi di spulciare pagine di estratti conto cartacei da registrare tutte a mano?
Oggi grazie a Main Office il file scaricabile dall’home banking aiuta a fare le registrazioni contabili.
Quelle più semplici si fanno da sole, per quelle con partite aperte Main Office suggerisce le candidate alla chiusura e quindi facilita il lavoro.
Più velocità nelle registrazioni, più precisione negli importi, meno carta stampata.
La procedura “Movimenti contabili da file banca” è un modulo integrato nel software Main Office che consente di automatizzare il processo di registrazione dei movimenti contabili prelevati dai file con la lista dei movimenti bancari (Home Banking).
Il software, leggendo dal file prodotto dalla banca del cliente, genera in maniera semi-automatica i movimenti in esso contenuti consentendo di snellire il tempo richiesto per le operazioni di registrazione contabile e riducendo al minimo gli errori dell’operatore permettendo così un miglioramento delle prestazioni dello studio, sia in termini di risparmio di tempo, sia in termini di puntualità e precisione nella stesura della contabilità del cliente.
Per il corretto funzionamento della procedura, è indispensabile disporre dei file con la lista dei movimenti bancari in formato elettronico (XLS, CSV, TXT ecc.) facilmente reperibili dalla sezione Home Banking della banca del cliente. E’ importante che il file non venga modificato dall’utente prima dell’import da parte della procedura.
Per iniziare a lavorare, è necessario scegliere la banca dell’azienda: inserendo il codice ABI o selezionandola dall’elenco delle banche proposte attraverso i tasti funzione o con il tasto destro del mouse.
Da questo momento sarà possibile caricare il file contenente i movimenti bancari che verranno quindi visualizzati nella griglia espositiva.
Al primo utilizzo e nel caso in cui il file supporti le causali bancarie, è opportuno configurare la procedura accedendo alla sezione “Raccordo Causali” dalla quale si potrà associare ad ogni causale presente sul file banca, la corrispondente causale contabile di Main Office.
E’ necessario effettuare questo procedimento ogni qual volta il software rileverà un nuovo tipo di causale bancaria non precedentemente gestita e per automatizzare le operazioni di registrazione.
Il raccordo delle causali può essere anche differenziato per conto corrente quando nella stessa banca sono presenti più conti o nel caso in cui vi sia la volontà di utilizzare lo stesso insieme di causali distinguendole per tipologia di conto corrente.
Una volta configurati i raccordi tra le causali bancarie e quelle contabili, si potrà decidere se importare tutti i movimenti in un'unica operazione (verranno selezionati contemporaneamente tutti i movimenti che supportano la registrazione veloce e che presentano tutte le informazioni; ad esempio un movimento di versamento la cui causale contabile prevede, nella registrazione di prima nota, una riga in DARE ed una in AVERE).
Nel caso in cui sia necessario completare le informazioni, inserendo per esempio il cliente o il fornitore come nel caso di un incasso o un pagamento, si dovrà agire selezionando le voci singolarmente e confermando tramite l’apposito tasto posto nella parte inferiore della maschera.
Nell’eventuale presenza di partite aperte, in fase di registrazione, il software analizzando tutte le partite, proporrà il cliente o il fornitore basandosi sulla corrispondenza tra l’importo della partita e l’importo letto dal movimento bancario selezionato. E’ necessario in ogni caso verificare che il cliente/fornitore proposto sia corretto poiché l’associazione viene effettuata esclusivamente in base all’equivalenza tra l’importo sul movimento e l’importo della partita aperta.
In seguito all’avvenuta registrazione di un movimento da file banca, la riga registrata verrà evidenziata in verde ma potrà comunque essere scollegata dal movimento in qualsiasi momento, accedendo alla sezione “Scheda Contabile”.
La sezione “Scheda Contabile” consente, oltre che di consultare la scheda del conto sul quale si sta agendo, anche di modificare manualmente le registrazioni dei movimenti bancari attraverso i tasti “Collega movimento bancario” ed “Elimina collegamento mov. bancario” che permettono rispettivamente di collegare un movimento bancario ad un movimento già registrato o scollegare il movimento bancario dalla sua rispettiva rappresentazione contabile.
